Der Server - innovatives, web-basiertes Management von Formularen, Daten und Prozessen.

Übersichtlichkeit ist enorm wichtig für eine professionelles Formularmanagement, darum stellt Ihnen der XIMA® FORMCYCLE Server eine modulare Verwaltungsoberfläche zur Verfügung.

Neben einem flexiblen Benutzermanagement mit der Möglichkeit, eigene Rollen zu konfigurieren, stehen eine komfortable Postfachverwaltung sowie ein grafischer Workfloweditor zur Verfügung.

Abgerundet werden die einzigartigen Features durch eine Programmierschnittstelle (API), die es Ihnen ermöglicht, XIMA® FORMCYCLE in vorhandene Datenstrukturen nahtlos zu integrieren. Dazu erweitend sind verschiedene Integrationen, wie z.B. Salesforce, bereits inklusive.

Die Features im Einzelnen

Verwaltung der Projekte

  • Formular erstellen
    XIMA® FORMCYCLE bringt einen eigenen – browserbasierten - Formulardesigner mit, der sich nahtlos in das Gesamtsystem integriert, ohne dass beim Anwender eine Installation erforderlich ist.
  • Zeitgesteuerte Bereitstellung
    Damit können Formulare sowohl Online als auch Offline zeitgesteuert bereitgestellt werden.
  • Zugriffsbeschränkung
    Zugriff auf Benutzergruppenebene definierbar.
  • Versionierung
    Komfortable Versionierung von Formularständen. Import und Export von Projekten.
  • Postfach-Management
    Dateneingangsverwaltung, Zugriffsmanagement, Weiterverarbeitung ...

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Workflow und Statusverarbeitung

  • Anlegen beliebig vieler Zustände (Status)
    Erstellen eigener projektspezifische Status, um den Ablauf der Verarbeitung an die organisatorischen Prozesse anzupassen.
  • Statusreihenfolge
    Die Abarbeitung von Status können »linear«, »nicht linear« oder »gemixt« erfolgen.
  • Zeitgesteuerte Events
    Zeitgesteuerte Event-Aktionen um z.B. Eskalationsszenarien festlegen.
  • Festlegung von Aktionen beim Statuswechsel
    Ausführen von Aktionen wie z.B. "E-Mail senden", "Datenbankzugriff", usw. bei Statuswechseln.

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Aktionen im Workflow

Zur Verfügung stehende Aktionen (Auszug)

  • E-Mail senden
  • bestehende PDF-Formulare befüllen
  • Word Dokumente befüllen
  • und als: Word, RTF oder PDF generieren Dateien komprimieren ´
  • Formulardaten in externe Datenbanken schreiben
  • Übermiitlung von erfassten Daten zu Salesforce
  • Weiterleitungen auf externe Webseiten / Anzeige von frei definierbaren Textbaustein-Templates
  • Daten via XSLT in andere Formate konvertieren
  • Erstellen eigener Aktionen über Java-API

Festlegung von Bedingungen

Auswertung von Formularwerten in Aktionen um Sprungmarken bzw. Abarbeitungsbedingungen festzulegen. ...

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Benutzer, Gruppen und Rollen

  • Mandantenverwaltung
    Ermöglicht das Anlegen und Verwalten von Mandanten. Ein Mandant ist eine eigenständige Instanz mit eigenen Formularen, Benutzern, Gruppen, Postfächern, Status etc.
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung
    Verwaltung von Benutzern und Gruppen für den Zugriff und die Berechtigung der XIMA® FORMCYCLE Verwaltung.
  • Rollenverwaltung
    Eigene Rollen für individuelle Ansichten und Berechtigungen der XIMA® FORMCYCLE Verwaltung

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Datenbankzugriff

Die Datenbankzugriffsverwaltung ermöglicht die zentrale Speicherung von Verbindungsdaten die von anderen Modulen bzw. Aktionen verwendet werden.

Unterstützte Datenbanken: DB2, HSQLDB, MySQL, Oracle, PostgreSQL, MS SQL Server

Zentrales Anlegen von Datenbankverbindungen

Das Anlegen, Verwalten und Zugreifen auf Datenbankverbindungen kann über die Rollen beschränkt werden.

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Protokoll

Das Protokoll bietet eine übersichtliche und lückenlose Dokumentation ausgeführter Aktionen, sowie eine Übersicht evtl. aufgetretener Fehler während der Aktions- bzw. Statusverarbeitung.

Protokollierte Aktionen

  • Statuswechsel
  • Aktionsverarbeitung
  • Administration von Projekt, Benutzer, Benutzergruppen, Rollen, Textbausteine, Datenbankverbindungen, Postfächern

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Templates

Das Templates „Modul“ verwaltet Textbausteine für z.B. E-Mail-Vorlagen, Formularantwortseiten, Fehlermeldungen, Weiterleitungen, globale CSS Vorlagen usw.

Templatetypen

  • System (Alle Meldungen und Standardausgaben.)
  • Weiterleitung (Angabe von URL’s zur Weiterleitung auf diese Seite - wird von der Aktion „Weiterleitung“ verwendet.)
  • HTML (HTML-formatierte Darstellung von Content - wird von der Aktion „Weiterleitung“ verwendet. Die Verwendung von Platzhaltern ist möglich.)
  • E-Mail (Text/HTML-formatierte Darstellung von Content in einer E-Mail - wird von der Aktion "E-Mail" verwendet. Die Verwendung von Platzhaltern ist möglich.)
  • CSS (CSS für die globale Verwendung im FormCycle Formulardesigner.)
  • XSL (Transformationsdefinitionen für die Aktion "Export XML" und den Postfachexport.)

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Posteingang

Jedes gesendete Formular wird im Posteingang abgelegt. Die entsprechenden Bearbeiter haben Zugriff auf die Datensätze (je nach Einstellung können Formulardaten auch bearbeitet oder hinzugefügt werden), können den Status wechseln Bemerkungen oder Dateien hinzufügen. Eine Historie über alle Aktionen des Vorgangs ist in der Detailansicht verfügbar.

  • Sortieren, Filtern und Suchen
    Zur besseren Übersicht können Filter und Sortierfunktionen eingesetzt werden.
  • Gelesen/Ungelesen
    Nach dem Öffnen eines Vorgangs wird er als gelesen markiert.
  • Anhänge laden/löschen/hinzufügen
    Wurden Dateianlagen gesendet, werden sie mit zusätzlichen Angaben, wie Datum/Zeit, Dateiname und Nutzer übersichtlich dargestellt. Neben dem Löschen von Dateien hat der Bearbeiter die Möglichkeit, weitere Dateien zu diesem Vorgang hinzuzufügen.
  • Status wechseln
    Abhängig von seiner Berechtigung kann der Bearbeiter den Status Vorgang ändern.
  • Vorgang weiterverarbeiten
    Formulare können in der Detailansicht weiterverarbeitet/angepasst werden.
  • Bemerkung hinzufügen
    In der Detailansicht können Bearbeiter Bemerkungen zu jedem Vorgang anlegen, die dann dauerhaft über die Historie des Vorgangs einsehbar sind.
  • Historie
    Jede Aktion (Eingang, Statuswechsel, Bemerkungen, Dateiupload ...) eines Vorgangs wird protokolliert und in der Historie dargestellt.
  • Individuelle Postfachdarstellung
    Die Ansicht (Welche Werte werden in der Übersicht angezeigt.) von Projektpostfächern kann individuell konfiguriert werden.
  • Export
    Export der Postfachdaten in XML oder ein über XSL transformiertes Format.

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Datenquellen

Über Datenquellen können dem Formulardesigner "Daten" verschiedenen Datensourcen zur Verfügung gestellt werden. Diese können dann beim Aufruf des Formulars zur Laufzeit mittels AJAX Requests angezeigt bzw. verarbeitet werden.

Verschiedene Typen:

  • CVS (Stellt kommaseparierte Datensätze bereit.)
  • XML (Stellt eine XML Struktur bereit.)
  • Datenbank (Stellt über ein SQL Statement die Verbindung zu einer Datenbank her.)

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Erweiterte Freigabe

  • Vier-Augen-Prinzip
    Freigabe der Formulare über das so genannte Vier-Augen-Prinzip
  • Freigabehistorie
    Jeder Schritt wird auf Wunsch protokolliert.

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